資料作成に時間がかかる人へ！手戻りを無くす効率的な資料の作り方を紹介！
こんな人におすすめ
・レビュー時に根本的な指摘をされ出戻りとなることが多い
・資料作成にかける時間を減らしたい
・作成中に悩むことが多く、なかなか作成が進まない
・資料をどう書き進めればいいか分からない
・資料レビューの品質を上げたい
資料作成において、やってしまいがちなこと
いきなり資料作成にとりかかる
よくやってしまいがちな事が、とりあえず資料を書き始めること。
「とにかく進めたい」という気持ちから、計画性もなく書き始めてしまう人は少なくありませんが、資料作成においては逆に遠回りとなってしまいます。
計画性もなく書き始めてしまうと、全体像を見失い、「結局何を伝えたいんだっけ」と迷走してしまいます。
資料を作りきってからレビューに挑む
これも良くやりがちですが、あまり効率的とは言えません。
資料を完成状態まで持っていくには、それなりに時間をかけて作る必要があります。
時間をかけて作った資料をレビューした結果、根本的な指摘を受けてしまい、ほぼ作り直しとなることもあります。つまり、手戻りリスクが非常に高いという事です。
効率的に資料を作成するには
資料作成するときは、以下の順番で進めることを意識してみましょう。
- 大枠を考える
- 大枠に沿って内容を記載
- 全体の整合性を確認
大枠を考える
まず資料を書き始める前に、資料全体の大枠を考えましょう。
大枠は資料の設計書のようなもので、資料を作成する上で一番重要なポイントになります。
具体的に考えて欲しいポイントは以下です。
資料の目的を明確にする
「目的」は資料を作る上での大前提となりますが、意外と明確になってない事が多いです。
- 読み手が知りたいことは何か。
- 読み手に何を伝えたい資料なのか。
- 読み手にどう感じとって欲しいのか
- 読み手にどのような行動を起こして欲しいのか。
資料作成する上での指針になるので、目的は必ず明確にしておきましょう。
結論を決める
どのような結論に持っていくかによって、資料の構成や内容も変わってきます。
結論が明確になっていれば、そこに向かってストーリーを展開させていけばよいので、資料作成の道標になります。
逆に結論があやふやのままだと、どのようにストーリーを展開させれば良いかもあやふやになります。
なので、資料作成を始める前に、結論も明確にしておきましょう。
構成を決める
目的と結論まで明確にしたら、資料の構成を決めていきます。
構成を決めるには、まずは見出しをざっくり決めていくと良いでしょう。
見出しを決めたら、各見出しの内容にどんな情報を書くかを、箇条書きでも良いのでざっくり書いてみてください。
最後に「目的に沿っているか」「結論と繋がるか」を観点に、必要に応じて構成を修正してください。
ここまでできたら大枠は完成です。
大枠に沿って内容を記載
出来上がった大枠に沿って、内容を記載して資料を完成させていきます。
内容を記載する上で気を付けて欲しいポイントを説明します。
なるべく端的に書く
長い文章がつらつら書かれていると、読み手が読む気を無くしてしまいます。
内容を簡潔にすることで、読み手も読みやすくなり、伝えたいことも伝わりやすくなります。
文章が長くなりそうな時は、箇条書きを利用するのも一つの手です。
図や表を利用する
文章だと説明しにくかったりする場合は、図や表を積極的に利用しましょう。
図や表は文章よりも読み手にとってイメージしやすいので、伝えたいことをより正確に伝える事ができます。
全体の整合性を確認
内容を書いていると、どうしても全体像を見失いがちになります。
内容を全て書き終えたら、最後に全体を俯瞰し、資料の内容に違和感がないか確認してください。
以上が資料を作成する手順となります。
文量でもわかる通り、資料作成において一番大事なのは大枠です。
大枠をしっかり作成する事が、効率よく資料作成するコツとなります。
レビューを実施するタイミングも重要
会社などの組織に勤めている方にとって、資料作成にはレビューがつきものです。
このレビューで良くありがちなのが、根本的な指摘を受けてほぼ作り直しになること。
これは、レビュアーとレビュイーで、大枠の内容にズレが生じている事が主な原因です。
そこで私が強く提案したいのは、大枠ができた時点で一度レビューを実施することです。
大枠段階でレビューするメリット
大枠段階でレビューするメリット以下の通りです。
レビューによる手戻りを減らせる
大枠段階でレビューをすることで、レビュアーと資料の方向性をすり合わせする事ができます。
方向性が少しでもズレていると、資料を作成していくうちに、そのズレはどんどん大きくなります。
初期段階でレビューを実施することで、ズレを最小限に抑える事ができ、結果的に資料作成の稼働を減らす事ができます。
レビューの品質が上がる
資料完成状態でレビューに挑むと、レビュアーは「大枠」「内容」「全体の整合性」など、一度に様々な観点でレビューを行わなければなりません。
大枠レビューを実施することで、１回目は大枠を観点に、２回目は内容を観点にと、レビューの観点を絞る事ができます。
特定の観点にフォーカスしてレビューする事で、レビューの品質を上げる事が可能になります。
大枠観点でレビューするデメリット？
では逆にデメリットはあるのでしょうか？
レビュー回数が増える？
大枠段階でレビューを入れる事で、少なくともレビュー１回では済まなくなります。
ただ、大枠レビューをせずに根本的な指摘を受けると、レビューの回数だけでなく修正の稼働も増えてしまいます。
そういったことも考慮すると、決してデメリットには成り得ないと考えます。
例外として、レビュアーとあらかじめ方針の意識合わせが十分できているものあると思います。
その場合は大枠レビューをスキップするなど、柔軟に判断していただければと思います。
未完成状態でレビューを依頼するのは失礼？
「まだ出来上がってない状態でレビューを依頼することは失礼なことでは？」と思う方もいるかと思いますが、決してそんなことはありません。
ただ、大枠レビューを依頼する上で注意して欲しいこともあります。
- 事前にレビューの目的を伝える
- 期限を意識して早めに依頼する
この2点を守って依頼すれば、決して失礼には当たりません。
まとめ
以上、手戻り無く効率的に資料作成するコツを説明させていただきました。
この記事で伝えたかったことは以下です。
- 資料作成において最初にやることは大枠を決めること
- 大枠が決まった時点で一度レビューを実施してもらうこと
これを実践するだけでも、資料作成を効率化する事ができます。
ぜひ皆さんも実践してみて下さい。